Depuis le 1er juin, les employeurs du Québec sont devenus responsables de s’assurer que toutes les communications écrites aux employés étaient en français. La nouvelle loi décrit les circonstances dans lesquelles l’anglais est une option autorisée.
Projet de loi 96, modifiant la Charte de la langue française pour faire du français la langue prédominante dans les milieux de travail partout au Québec, elle contient des dispositions d’envergure exigeant l’usage du français dans les milieux de travail, dans les affaires et le commerce, dans le système judiciaire et l’administration civile. La plupart des nouvelles réglementations sur le lieu de travail sont entrées en vigueur le 1er juin ; d’autres dispositions seront introduites progressivement sur trois ans.
Toutes les exigences ne sont pas complètement nouvelles, a noté Tania Da Silva, avocate au bureau montréalais de DLA Piper; certaines ont simplement été renforcées pour empêcher les employeurs de continuer à utiliser des failles pour fournir d’abord des documents en anglais.
Par exemple, la Charte obligeaient déjà les employeurs à fournir des contrats de travail à leurs employés québécois en français, à moins que les parties ne conviennent de conclure un contrat dans une autre langue. Cependant, « de nombreux employeurs utilisaient simplement leur contrat de travail en anglais qui contenait la » clause linguistique « jusqu’à ce qu’un employé demande une version française, auquel cas ils la traduiraient », a déclaré Da Silva. « La facture 96 dit que dans tous les cas le français doit être fourni en premier, donc la version dans une autre langue, généralement l’anglais, ne peut être fournie que si après examen de la version française, le salarié la demande dans l’autre langue ».
Les exigences du lieu de travail en vertu de la nouvelle loi comprennent :
- Toutes les communications écrites aux employés relatives à l’emploi, y compris les offres d’emploi, les déménagements ou les promotions, les lettres de primes, les évaluations de rendement, les avantages sociaux, les manuels, les supports de formation et les documents postérieurs à la cessation d’emploi, doivent être disponibles en français.
- Les salariés ne peuvent être liés par des contrats de travail dans une langue autre que le français que s’ils examinent d’abord la version française et déclarent ensuite expressément qu’ils souhaitent être liés par le contrat dans une autre langue. Les contrats de travail négociés individuellement ne peuvent être rédigés dans une langue autre que le français que si les parties le souhaitent expressément.
- De façon générale, il est interdit d’exiger la connaissance d’une autre langue que le français comme condition d’embauche, de promotion ou de mutation, à moins que les fonctions de l’emploi ne l’exigent spécifiquement.
- Les employeurs québécois doivent afficher des offres d’emploi entièrement bilingues en français et en anglais en utilisant le même moyen de transmission; par exemple, des sites d’emploi en ligne ou des sites Web d’employeurs. L’annonce de langue française doit rejoindre un public cible proportionnellement comparable en taille à l’annonce de langue anglaise.
De plus, la loi étend les règles de « francisation » existantes en vertu de la Charte qui obligent les entreprises employant 50 personnes et plus à travailler avec l’Office québécois de la langue française (OQLF) pour atteindre un niveau satisfaisant de français sur le lieu de travail. Si l’OQLF détermine que le français n’a pas été généralisé à tous les niveaux d’une entreprise, il obligera l’employeur à implanter un programme de franchise approuvé. Ces règles sont étendues aux entreprises québécoises qui emploient au moins 25 travailleurs au 1er juin 2025.
Préoccupations des employeurs liées à la nouvelle loi
« Du seul point de vue de l’emploi, les problèmes que j’entrevois sont principalement liés à l’augmentation des coûts pour faire des affaires au Québec à la lumière de l’augmentation des exigences de traduction et de l’abaissement du seuil d’employés pour l’application des exigences de franchise », a déclaré Da Silva.
En particulier, « de nombreux employeurs mondiaux craignent que toutes les communications des employés relatives aux conditions de travail, telles qu’un bulletin d’information d’entreprise, une lettre du PDG ou un code de conduite, doivent être traduites en français », a déclaré Robert Boyd. L’avocat de Cain Lamarre à Montreal.
Arianne Bouchard, avocate chez Dentons à Montréal, a déclaré que de nombreux employeurs craignent que les nouvelles exigences en matière de traduction ne représentent des fardeaux commerciaux et financiers. Par exemple, un courriel d’affaires urgent envoyé aux employés à travers le Canada et les États-Unis travaillant sur un projet commun devra être traduit, ce qui pourrait ralentir le projet et entraver la communication d’équipe.
Une autre préoccupation des employeurs est que la nécessité de justifier que la connaissance d’une langue autre que le français est une exigence d’emploi pour un nouveau poste nécessitera une analyse plus approfondie de l’ensemble de l’équipe de travail, a déclaré Bouchard. Si la capacité bilingue existe déjà chez certains membres de l’équipe, on pourrait faire valoir qu’il n’y a aucune raison d’exiger qu’un nouvel employé soit bilingue.
Recommandations pour les employeurs
Da Silva a suggéré que les employeurs traduisent les contrats de travail en français dès que possible. Si certains employés préfèrent recevoir d’autres communications en anglais, les employeurs doivent confirmer cette préférence par écrit et conserver des dossiers. Un employé peut retirer cette demande en tout temps en exigeant que l’employeur lui rédige à l’avenir des communications en français.
È anche importante ricordare, ha affermato, che « anche se i dipendenti richiedono di ricevere comunicazioni in inglese, i moduli di domanda di assunzione, i documenti relativi alle condizioni di lavoro ei documenti di formazione prodotti per i dipendenti in Quebec devono essere ancora disponibili in Français ».
Bouchard a recommandé aux employeurs de prendre les mesures suivantes pour se préparer aux exigences de la nouvelle loi :
- Revoir la loi et la Charte de la langue française modifiée dès sa publication.
- Travaillez avec les ressources humaines, les communications internes et les équipes de direction pour évaluer tous les documents du lieu de travail afin de déterminer ce qui doit être traduit.
- Même si les employeurs estiment qu’ils ne sont pas en mesure de remplir toutes leurs obligations en même temps, ils doivent prendre des mesures immédiates pour comprendre l’étendue de leurs obligations, notamment en rencontrant un conseiller juridique.
Avant l’échéance de conformité du 1er juin 2023 pour la traduction de tous les documents des employés en français, Boyd a suggéré que les employeurs désignent un gestionnaire responsable de mettre en œuvre les changements requis, d’assurer le respect des exigences relatives aux affichages de postes en français et d’évaluer le besoin d’emplois en anglais. Recrutement.
Rosemarie Lally, JD, est une rédactrice juridique indépendante basée à Washington, DC
